資料作りが圧倒的に時短できる！
様々な打ち合わせや会議で資料を使う社会人にとって、資料作成に費やす時間って結構多いんですよね。
社内向けの資料であれば少し荒く作成しても許されることはありますが、外部向けの資料であればそうはいきません。
- 内容に矛盾はないか
- 図解が綺麗に整っているか
- グラフは見やすいか
というようなチェックポイントが沢山あるかと思います。
ただ、このチェックポイントのうち本当に大切なのは一番上の内容に矛盾がないかということですよね。
下2つに割く時間を短縮できれば、その時間を他のことに使用できます。
限られた時間の中で優れたパフォーマンスを出すためには「時短テクニック」が必須だと思います。
今回紹介する本は、PowerPointのテクニックについて書かれた本です。
時短につながるショートカットキー等のテクニックを教えてくれているので、PowerPointの基本操作がある程度わかる人がターゲットになると思います。
この本に書かれているテクニックを取り入れることで、資料作りに割く時間を圧倒的に短縮できるようになるので紹介していきたいと思います。
秒で使えるパワポ術 一瞬で操作、一瞬で解決
今回紹介する本は
秒で使えるパワポ術 一瞬で操作、一瞬で解決
です。
この本の著者である豊間根青地さんは「パワポ芸人」としてSNS（Instagram・X）で資料作りに関する投稿を発信しています。
参考になる投稿だけでなく、くすっと笑える投稿まで発信してくれているので興味のある方はぜひ見てみてください。
プレゼン資料作りにちょっと慣れてきた方は、「ナンバリングの罠」に陥りがちなので注意しましょう。
— トヨマネ｜シリョサク株式会社 (@toyomane) 2024年3月19日
スライドにいくつかの要素を並べて示すときに、数字を振ることがありますよね。すると、しばしば「数字が主役になっている」状態になります。… pic.twitter.com/1pkOXSGwNF
この本は豊間根青地さんにとって2冊目の書籍になります。
1冊目の「秒で伝わるパワポ術 仕事でもSNSでも＜いいね＞がもらえるスライド作成のコツ」では、「そもそもスライドを作る目的とは何か」ということから資料づくり全体にかかる流れを解説してくれています。
1冊目では基礎を学ぶことができ、今回紹介する「秒で使えるパワポ術」では資料作りに使えるテクニックを学べるという構成になっています。
「秒で伝わるパワポ術」については以下の記事で詳しくレビューしていますので参考にしていただければと思います。
「秒で使えるパワポ術」の構成は以下のようになっています。
- 「文字」を究めるパワポ術
- 「レイアウト」を究めるパワポ術
- 「図表」を究めるパワポ術
- パワポを使いこなす便利ワザ
- イマイチ資料ビフォア・アフター
- 一つ上のパワポ哲学
各項目は4コマ（スライド）展開で解説されているのですらすらと読み進めることができ、一つの項目はテクニックなのですぐに使用することも可能です。
実際に私はこの本を1時間程度で読み切りました。
そして、読んだ後には早くテクニックを使いたいという、ウズウズした気持ちになったのでまとめていきたいと思います。
「秒で使えるパワポ術」の要約
この本は文章量が多いわけではなく、ほぼすべての項目が4コマのスライドで解説されています。
ちなみに4コマスライドのイメージですが、InstagramやXに投稿されている内容がそのまま本になったというような感じです。
「提案」はなぜ必要なのか？ pic.twitter.com/i0BajPD8pv
— トヨマネ｜シリョサク株式会社 (@toyomane) 2024年2月29日
第1章：「文字」を究める
まず第1章では「文字」を究めるをテーマにして
- フォントにこだわること
- メリハリが大事
- 字間と行間にこだわれ
というような文字に関することが解説されています。
図解だけでは資料は相手に伝わらないので、絶対に「文字」は必要です。
ただ、文字ばかりの資料でも相手に伝わりません。
そのため、文字にこだわることが「見やすい資料」への第1歩なのです。
文字の強調は太字で十分ということなど、当たり前のことも語られているかもしれませんが、太字にして赤字にして強調していた自分にとっては目から鱗でした笑
第2章：「レイアウト」を究める
第2章では「レイアウト」を究めるをテーマにして
- Zで並べる
- 余白は要素
- 型を作って繰り返す
- ハコを先に作れ
というようなことが解説されています。
- 「自分は絵心がない」
- 「うまく図形が作れない」
という方でも問題ありません。
スライドのレイアウトは型があり、その型に要素を配置すればOKなのです。
また、様々な図形を使用する必要もなく、四角をつくってその中に要点を入れて並べるだけでもそれなりの資料になります。
そしてスライドの構成をZ型になるようにすれば、それだけで伝わるようになるのです。
個人的に四角だけで十分という項目については「確かにそうだな」と納得感がありました。
- 無駄に難しい図形を作る必要はない
- スタイリッシュに見える
のでこの本を読んだ後から私の資料は四角が多めです。
また、この章では図形を綺麗にそろえるテクニックや配置についても解説されています。
綺麗にそろった資料を短い時間で作成できるので、余裕が生まれてきますよ。
第3章：「図表」を究める
第3章では「図表」を究めるをテーマにして
- 色を選ぶ必要はない
- 濃淡は最強
- タテヨコ比を変えるな
- グラフの線はなるべく減らせ
というようなことについて解説されています。
スライドは「ビジュアル」という最強のツールです。
文字情報は頭を使って意味を解釈しないと内容が理解できませんが、ビジュアルであれば目から脳に直接意味が伝わります。
そのビジュアルを一瞬で相手に伝わるようにするためのテクニックが語られています。
色は一つアクセントカラーだけ決めればあとは濃淡だけでまとまった資料になるという項目は個人的にかなり参考になりました。
色の組み合わせを考える必要もないですし、資料も無駄なノイズがなく綺麗になったのでこういう小さなテクニックも大事だなと勉強になりましたね。
第4章：パワポを使い倒す便利ワザ
パワポは実は奥深いです。
パワポのタブの「ファイル」から「ヘルプ」まで順番にすべて使用したことがありますか？
私はありません。
限られた機能しか使用していない人も多いと思います。
しかし、これだけ多くの機能があるということは、まだ知らない便利な機能があるということです。
第4章ではパワポ全体に使える便利なワザをテーマにして、
- ショートカットキー
- スライドマスター
- ガイドとグリッド
- グループ化を使いこなす
ことなどについて解説されています。
特に「Shift」キーを使いこなすことで、資料作りが本当に楽になります。
豊間根さんも、「Shift」キーは「お行儀がよくなるキー」としており、使いこなすことを推奨しています。
他にもスライドマスターやグリッド線を使いこなすことができれば、毎回デザインを作り直す必要もないですし、タテヨコがずれていないきれいな資料が作成可能です。
まさにテクニックの宝庫とも言っていい章だと思います。
第5章：イマイチ資料 ビフォア・アフター
第5章では、これまで解説したテクニックを使ってイマイチな資料を劇的に変化させたアフター資料が掲載されています。
この章を読んで「へー」と終わらせるのではなく、自分でアフターの資料を作成することをお勧めします。
PowerPointの練習問題というのはネットで検索してもあまりないですし、作成したとしても自分の資料がわかりやすいのか判断できません。
この章ではイマイチな資料と良い資料が対比で掲載されているので、どこを修正すればいいのかわかりますし、デザインの参考になるはずです。
第6章：一つ上のパワポの哲学
この章ではテクニックではなく、パワポの抽象的な考え方が解説されています。
この章では前作の「秒で伝わるパワポ術」の内容と重複するところもありますが、一読することで
- 資料作りに対する考え方
- わかりやすい説明に必要なこと
- 引き算で考える
- ググるのは大事
ということが学べます。
スライドを作る目的は自分の考えを相手に伝えることだと思いますので、一段上の視点から資料作りを考える事ができるようになるはずです。
「秒で使えるパワポ術」の感想・レビュー
この本は、パワーポイントの初心者ではなく、中級車向けの本だと思います。
基本操作ではなく、時短テクニックを活用することで「スライドをどう綺麗に見せるか」に焦点を当てた本だからです。
もちろん初心者の方にも参考になるテクニックばかりなので、全く役に立たないというわけではありません。
その点は安心してください。
ただ、プレゼンの全体像を大きく把握するという本ではないので、この点は注意してください。
私はこの本を辞書的に使用しています。
「この作業をどうすれば時短になるんだっけな？」と思ったときにこの本を開くようにしています。
それと同時に、前後の数ページを再確認することで知識の習得も図るようにしています。
一度ですべてのテクニックを習得するのは難しいと思いますので、何度も読み返して習得していきたいと思います。
